جیسون فرید، مؤسس Basecamp می گوید: «استخدام مانند دوست پیدا کردن است. افراد خوب انتخاب کنید تا زندگیتان را بهتر کنند. اگر افراد بدی انتخاب کنید شما را با خودشان پایین خواهند کشید.» این امر درباره استخدام دستیار مجازی هم صدق می کند.
فرید، کسی است که می داند برای تشکیل یک تیم آنلاین چه باید کرد. هر رؤیایی که در سر داشته باشید، نقش شما به عنوان یک کارآفرین، رهبری و رشد تیم است. برای برخی، این کار یعنی ساختن یک امپراطوری وسیع. برخی دیگر نظرشان بر ایجاد یک تیم کوچک اما با ارزش است. در هر صورت برای این کار باید افرادی را استخدام کنید و در دنیای آنلاین کنونی این افراد شامل چند دستیار مجازی، فریلنسر و کارکنان دورکار است که این کار، هزینه اش کم است، فرصت هایش فراوان است و خطرات آن نیز بی شمار است.
حتی کارآفرینان موفق و باهوش هم اشتباه می‌کنند، اما شما می توانید با گوش دادن به توصیه های کسانی که از این مرحله با موفقیت عبور کرده اند، این اشتباهات را به حداقل برسانید. من از ۶فرد موفق در مورد مهم ترین نکته شان برای ساخت یک تیم مجازی پرسیدم که نتیجه اش را در زیر می خوانید:
-نقطه آغازتان را بشناسید:
«کریس داکر» مؤسس برند آنلاین موفق Youpreneur و یکی از پیشگامان جنبش نیروی کار مجازی است. او تیم های آنلاین متعددی برای کسب و کار خودش ایجاد کرده و به دیگران نیز برای ساختن این تیم ها کمک کرده است.
داکر می گوید: «برای صرفه جویی در صرف وقت و پول، سه لیست آزادی خود را بسیازید:
-کارهایی که از انجام دادن هرروزه شان متنفر هستید.
کارهایی که خودتان نمی توانید انجامشان دهید.
-کارهای که نباید انجام دهید.
این لیست یک طرح کلی به شما می دهد که تیم مجازیتان روی چه چیزهایی باید کار کند و باعث می شود بتوانید آن را راحت تر مدیریت کنید.»
یک مسئله مشترک از نظر داکر در این راه، مشکلاتی است که افراد هنگام استخدام دستیار مجازی با آن ها روبرو می شوند. این سه لیست به شما در مورد وظایف تیم مجازیتان کمک خواهد کرد.
-دستیار مجازی را پس از استخدام به حال خود رها نکنید و هرروز از او گزارش بگیرید:
ارلِند باک مؤسس Mr. Outsource و نویسنده کتاب «دیگر هیچوقت کار نکنید» در ساختن تیم های مجازی موفق، تخصص دارد. ارتباط برای همه کارآفرین ها مهم است، اما وقتی با افرادی در سراسر جهان کار می‌کنید اهمیت ارتباط صد چندان می شود. شما باید بدانید تیم تان چه کار می‌کند اما نباید در آن افراط کنید. گزارش روزانه برای هر دو طرف ارزشمند خواهد بود.
باک می‌گوید: «بهترین نکته ای که می توانم بگویم این است که گزارش روزانه بخواهید. من از تیمم می خواهم موارد زیر را گزارش کنند:
-تاریخ و ساعت کارشان در آن تاریخ را بنویسند.
-امروز چه کار کردند؟
-با چه چالش هایی روبرو شدند؟
-چه سوالاتی برایشان پیش آمده؟
مدیرعامل شرکت های من هرروز گزارش کارهایشان را می فرستند. این کار آن ها باعث صرفه جویی در زمان من شده است.
-اهدافتان را به دستیار مجازیتان بگویید:
ناتالی سیسون، مؤسس The Suitcase Enterpreneur یک کسب و کار آنلاین جدید ایجاد کرد. او موفقیتش را مدیون تیم مجازی اش و افراد مناسبی که در این تیم قرار داده، است. این کار نه تنها نیاز به افراد ماهر دارد، بلکه کسانی را می خواهد که چشم انداز بلند مدتی داشته باشند.
او می گوید: «در میان گذاشتن اهدافتان با دستیار مجازی باعث می شود او چشم انداز کلی تری داشته باشد. این کار همچنین باعث می شود دستیاران به نقششان حس مالکیت پیدا کنند، چون می فهمند که به عنوان یک تیم چه نقشی در رسیدن به این اهداف دارند.»
-اهمیت خلق یک تجربه جدید را نادیده نگیرید:
آری مایسِل مؤسس Leverege در نقشِ مشاور بهره وری و برون سپاری، برای مشتریانش دستیار مجازی تأمین می کند. او اهمیت ارتباطات را می داند، به خصوص وقتی بحثِ ارتباط با افرادی در اتاق ها، کشورها یا قاره های متفاوت باشد. به جای اتکا به ایمیل، تجربه ای را خلق کنید که به آن ها حس «ارزشمند بودن» و «بخشی از یک تیم واقعی بودن» بدهد.
مایسل می گوید: «نرم افزارهای ارتباطی ای مانند Slack را نصب کنید و با Fika مسیج ویدیویی رد و بدل کنید. تجربه ارتباطتان با افرادی که از شما دور هستند را تا حد ممکن غنی کنید.»
-یادتان نرود که احتیاج به برنامه پشتیبان دارید:
اِرین بلَکسی یکی از پیشگامان اولیه «جنبش دستیار مجازی» به صدها کسب و کار برای ایجاد تیم مجازی کمک کرده است. داشتن پلن B در این حوزه هم مهم است.
او معتقد است: «برنامه های پشتیبان قوی، برای بدترین موقعیت ها داشته باشید. من کسب و کار خودم را تا ۷۰ مشتری گسترش دادم و تنها به چند پیمانکار فرعی برای انجام کارها نیاز داشتم. با این که این کار برای مشتریان بهترین موقعیت برای سفارش بود، من همیشه این نگرانی را داشتم که اگر طراح وب اصلی ام ناگهان ناپدید شود چه کار باید بکنم.»
دستیارهای مجازی می آیند و می روند، جهت کسب و کار شما هم عوض خواهد شد. تنها بخش ثابت، شما هستید بنابراین اگر طرح ها و فرآیندهای پشتیبان را امروز طراحی کنید، سرنوشتتان در آینده عوض خواهد شد.
-دسترسی های دستیار مجازی را محدود کنید:
کیمانزی کانستابِل مشاور ارشد شرکت های چند ملیتی، یک تیم مجازی ایجاد کرده که کارهای سفرها، منابع و برند آنلاینش را مدیریت می‌کند. اما پس از این که یکی از اعضای تیمش به او خیانت کرد، کانستابل اهمیت مدیریت تیمش و ارائه اطلاعات مورد نیازشان را فهمید.
او می گوید: «از تمام دسترسی های دستیار مجازی تان آگاه باشید و بدانید به چه جاهایی باید دسترسی داشته باشد. شما نباید به هیچ کس دسترسی کامل به تمام بخش های کسب و کارتان را بدهید.»
درحین تحقیق و نوشتن کتاب «اشتباه موفقیت آمیز» فهمیدم یکی از بزرگ ترین اشتباهات در مرحله استخدام دستیار مجازی رخ می دهد. نقش شما به عنوان یک کارآفرین، رشد کسب و کارتان است و برای این کار باید یک تیم (مجازی یا واقعی) ایجاد کنید.
در این راه با موانع متعددی روبرو خواهید شد، اما با درس گرفتن از آن ها می توانید از مشکلات بعدی جلوگیری کنید و در عوض روی موفقیت و رشد کارتان تمرکز کنید.
ادامه مطلب در مقاله بعدی…
منبع: entrepreneur
[…] در بخش اول این مقاله بر اهمیت استخدام منشی مجازی تاکید کردیم و نکاتی از افرد موفق درباره ساخت یک تیم مجازی آوردیم که در ادامه به سایر نکات برای تکمیل این موضوع، پرداخته ایم: […]