داشتنِ دستیار مجازی به این معنی است که من برای انجام بسیاری از کارهایم مانند خلق دوره‌ های جدید، صحبت با اعضای گروه‌ های فیسبوکم، نوشتن خبرنامه ‌ها، پست‌ های وبلاگ جدید، پاسخ به پیام‌ های شخصی ارسالی در شبکه ‌های اجتماعی و ایمیل، تحلیل و اصلاحات جزئی استراتژی بازاریابی و شبکه ‌های اجتماعی و به‌ طور کلی برای تمرکز بر روی پیشرفت کسب ‌و کارم آزاد شده ‌ام.

-دستیار مجازی من کیست؟

دستیار مجازی من «ویکتوریا ترِتیس» از شرکت My VA Rocks است. ویکتوریا پیش از این، یک دستیار شخصی بوده بنابراین در پیروی مو به‌ مو از دستورات، شفاف ‌سازی وظایف در صورت لزوم و مدیریت همزمان چند مشتری تبحر دارد. او از طرف من هم فکر می کند.

دو نوع مختلف از دستیار مجازی وجود دارد. یک نوع صرفا وظایف محول ‌شده را انجام می ‌دهد و نوعی دیگر بیشتر در کسب ‌و کار مشتری درگیر می ‌شود و از طریق مطمئن شدن از انجام کامل تمام کارها، به آن ها در مدیریت کمک می کند. من از نوع اول دستیارهای مجازی بودم، اما به ‌عنوان یک مشتری نیاز زیادی به نوع دوم داشتم.

من بدون ویکتوریا گم می ‌شوم چون او یک بخش ارزشمند و منحصر به‌ فرد از کسب ‌و کارم را تشکیل می ‌دهد. حمایتی که او از من می ‌کند نه تنها برایم زمان ذخیره می ‌کند، بلکه از سردرگمی نیز نجاتم می ‌دهد.

-چگونه دستیار مجازی خود را انتخاب کردم؟

ویکتوریا کارش را به ‌عنوان یکی از مدیران صفحه‌ فیسبوکم شروع کرد. من در حال حاضر ۶ مدیر دارم و دلیل انتخابشان هم این بود که همیشه به ‌عنوان افرادی دیده می‌شدند که دائما توصیه‌ های خوبی به سایر اعضا می‌کنند. بنابراین وقتی نیاز به کسی پیدا کردم که سایر کارها را برایم انجام دهد، ویکتوریا انتخاب مناسبی به نظر می رسید؛ چرا که او تا آن زمان اطلاعات زیادی از کسب ‌و کار من به دست آورده بود و من هم متوجه شده بودم که او چگونه کار می ‌کند و  تا چه اندازه حرفه ‌ای است.

بنابراین ویکتوریا تنها به این دلیل دستیار مجازی ‌ام شد که به‌ راحتی بدون داشتنِ توقعی، اطلاعات، پشتیبانی و توصیه ‌های لازم را در اختیارم می‌ گذاشت.

-بیرون ‌بر:

بنابراین خوشبختانه من تا اینجای متن نه تنها کلیاتی را در مورد انواع وظایفی که برون‌ سپاری می ‌کنم به شما گفتم، بلکه خواهید دید کسی را که در انتها استخدام کرده ام، از قبل می‌ شناختم. متوجه شدم ویکتوریا به کارش مسلط است، می ‌تواند به ‌شکلی حرفه ‌ای ارتباط برقرار کند، توانایی حل‌ مسئله ‌اش عالی ا‌ست و این که ادمین و مهارت‌ های املایی ‌اش بی ‌نقص‌ هستند (دستیارهای مجازی پیش از هر چیزی یک ادمین هستند و در حقیقت کارشان همین است!) در حقیقت تنها نگرانی ‌ام این بود که نکند برای رسیدگی به کارهای من سرش زیادی شلوغ باشد.

وقتی ویکتوریا به اعضای گروهم توصیه های مفید می ‌کرد؛ او نمی‌ دانست که روزی رییس، سپس مدیر و در آخر دستیار مجازی من می شود؛ باید بگویم این اتفاق تنها از طریق ایجاد ارزش و حل مسائل دیگران (بدون داشتن توقع) که در اول کار در می ‌یافت، محقق ‌شد.

به‌ عنوان یک فریلنسر، موفقیتتان صرفا بستگی به قابلیت حل ‌مسئله‌ تان برای سایر افراد دارد، بنابراین سوالی که باید دائما در ذهنتان باشد این است که «چگونه می ‌توانم مشکل این فرد را حل کنم؟»

البته من نمی ‌گویم اگر مجانی به همه مشاوره بدهید و مشکل همه را حل کنید، همیشه در کارتان موفق می ‌شوید، اما معمولا افراد همیشه کسانی را استخدام می ‌کنند که بتوانند مشکلاتشان را حل کنند.

منبع: thevahandbook