چند راهکار موثر برای برون سپاری فرآیندهای تجاری

برون سپاری، روشی است که از هر زاویه به آن نگاه کنیم، مزایایی زیادی را در برگرفته است و دلایل زیادی وجود دارد که چرا شرکت ‌ها تصمیم می گیرند انجام فرآیند کارهای خود را برون سپاری کنند.

برخی شرکت ‌ها به دلیل پیشی گرفتن و جلو بودن از رقبای خود پروژه ‌های برون سپاری را با کمترین هزینه و به صورت مقرون به صرفه انجام می ‌دهند و برخی دیگر نیز کارهایی که شاید انجام آن در شرکت‌ زمان زیادی را صرف کند و پیچیدگی بیشتری داشته باشد را از طریق خدمات برون سپاری انجام می‌ دهند.

-نکاتی که باید درباره برون سپاری بدانید:

اگر شما هم همانند بسیاری از شرکت ‌ها تمایل دارید تا فعالیت ‌های شرکت خود را از طریق شرکت ‌های برون سپاری انجام دهید، باید بدانید که دریافت چنین خدماتی چه در داخل و چه در خارج از کشور می ‌تواند به حفظ و مراقبت از تجارت شما کمک زیادی کند.

به یاد داشته باشید که برای این کار لازم است تا برخی از اطلاعات محرمانه، سوابق مربوط به فعالیت ‌های تجاری منحصر به فرد خود را در اختیار این شرکت ‌ها قرار دهید تا آن ها به شما در ارائه خدماتی مطمئن کمک کنند، بنابراین این موضوع نیز اهمیت زیادی دارد که روال فرآیندهای تجاری خود را به صورت کارآمدی در اختیار شرکت ‌های برون سپاری قرار دهید تا آن ها بتوانند امور مربوطه را بهتر و موثرتر انجام دهند.

-چگونه می‌توانید تاثیر فرآیندهای برون سپاری خود را موثرتر کنید؟

• یک لیست تهیه کنید:

این موضوع اهمیت زیادی دارد که ابتدا یک لیست از کارهایی را که قرار است برون سپاری کنید، تهیه کنید.

این لیست می ‌تواند شامل خدمات صورتحساب و پرداخت حقوق و دستمزد، دیجیتال مارکتینگ، پشتیبانی فنی، خدمات مشتریان و مرکز تماس و یا حتی همه موارد ذکر شده در کنار هم باشد. این کار به صراحت به شما نشان می ‌دهد که قرار است در مورد کدام کارهای خود از متخصصین دورسپاری کمک بگیرید.

• در مورد شرکت فراهم کننده خدمات برون سپاری کمی تحقیق کنید:

برای دریافت خدمات برون سپاری بهتر است که تمام ارائه دهندگان خدمات را از نظر اعتبار بسنجید و عملکردها و  بازخوردهایی را که در مورد آن ها شنیده می ‌شود در نظر داشته باشید. سوابق کاری شرکت ‌ها را بررسی کنید و لیست مشتریان موفقی را که از آن ها خدمات دریافت می‌کنند، در نظر بگیرید. همچنین لیست پروژه‌ های موفق را شناسایی کرده و زمان لازم برای انجام هر پروژه را به خوبی بررسی کنید.

• مقایسه و سپس انتخاب کنید:

در قرارداد اولیه و شرایط هر شرکتی به همه جزئیات توجه کنید و کلیه شرایط و قوانین مرتبط با آن ها را با دقت بخوانید و قبل از این که انتخاب کنید از کدام شرکت خدمات برون سپاری دریافت کنید، انواع خدماتی را که هر شرکت ارائه می ‌دهد نیز جستجو کنید. انجام چنین تجزیه و تحلیل و مقایسه ‌ای به شما در تصمیم گیری بهتر در مورد شریک تامین کننده خدمات برون سپاری تان کمک زیادی خواهد کرد.

• از خدمات آزمایشی استفاده کنید:

بهتر است قبل از این که با یک شرکت برای انجام کارهای برون سپاری قرارداد طولانی ببندید، اطمینان حاصل کنید که حداقل یک بار به طور آزمایشی کار آن شرکت را از نزدیک دیده ‌ایدو در دوره آزمایشی کارمندان، تکنولوژی ‌های مورد استفاده و طریقه مذاکره و تعامل کارمندان با مشتریان و مدت زمانی را که صرف می‌کنند، در نظر بگیرید و در انتها ارزیابی کنید که آیا اهداف و مدت زمانی که شما برای کارها در نظر گرفته ‌اید محقق شده است یا خیر. در این مدت می ‌توانید به مشکلات احتمالی که ممکن است از طریق برون سپاری انجام شود پی ببرید و راه حل‌ های مناسبی برای آن ها پیدا کنید و اگر متوجه شدید یک شرکت به هیچ عنوان نمی ‌تواند انتظارات شما را برآورده کند، بهتر است در همان ابتدای کار شرکت دیگری را برای همکاری انتخاب کنید.

• یک تیم نظارت تشکیل دهید:

شما برای ارتباط و نظارت بر کار شرکت ‌های برون سپاری، باید تیمی تشکیل دهید و از طریق آن ها به سوالات پاسخ دهید، گزارش ‌های ارسالی را بررسی کنید، اهداف و مهلت ‌های از دست رفته را پیگیری کنید و در مورد همه مسائل و فرآیندهای برون سپاری از طریق این تیم اوضاع را کنترل کنید. بهتر است برخی از اعضای ارشد شرکت شما در این تیم باشند، زیرا این افراد بهتر می ‌دانند که هر عملیاتی باید چگونه انجام شود و چه اهدافی در هر پروژه مورد نظر است.

• برای تغییر در پیشرفتتان برنامه ریزی کنید:

برای اینکه فرآیندهای برون سپاری شما موثرتر واقع شود، بهتر است که انتقال مسئولیت‌ ها به شریک برون سپاری شما به سرعت انجام شود و در این مورد باید بررسی کنید که چه تعداد کارمند قرار است برای کار شما آموزش ببینند.

• همه مسئولیت‌ها را ثبت کنید:

اطمینان حاصل کنید که همه بخش‌ های قرارداد و توافق نامه را در مورد خدمات مختلف با دقت بررسی کرده ‌اید و هیچ چیزی بدون سند و مدرک باقی نمانده است. مستندات باید تا حد امکان جامع و کامل باشد و همه مسئولیت ‌ها در آن به خوبی مشخص شوند.

گاهی اوقات دریافت خدمات برون سپاری به دلیل بی دقتی منجر به درگیری ‌های قانونی می ‌شود، از این رو بهتر است که همه اقدامات لازم را برای بهینه سازی روند کارتان انجام دهید.

• مسئولیت‌پذیری شرکت را بسنجید:

اطمینان حاصل کنید که شرکت ارائه دهنده خدمات برون سپاری که انتخاب کرده ‌اید، مسئولیت و پاسخگویی کامل پروژه را بعد از مدت زمان مشخصی به عهده می ‌گیرد و این موضوع را از طریق کارمندان ناظر خودتان نظارت کنید و مطمئن شوید که مسئولیت را بدون اشکال انجام می‌ دهند.

• بازخوردهای عملکردی شرکت را دنبال کنید:

بررسی بازخوردهایی که در مورد ارائه دهندگان خدمات برون سپاری ارائه می‌ شود موضوع حائز اهمیتی برای شماست و اگر متوجه کم کاری یا نقصی در کارها شدید، باید اطمینان حاصل کنید که این موضوع سریعا توسط شرکت برون سپاری حل و فصل و اصلاح شده است. برای این امر می‌ توانید از شاخص‌ های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارها، روال کار را ارزیابی کنید.

• ارتباط منظم برقرار کنید:

بهتر است که تماس ‌های مکرر با ارائه دهندگان خدمات داشته باشید و همه مسائل را برای آن ها بازگو و توجه کنید که ارائه توضیحات و شرح مسائل و انتقال اطلاعات در این مورد اهمیت زیادی دارد و باعث می ‌شود تا وقفه‌ ها به حداقل رسیده و مشکلاتی که ممکن است تیم برون سپار شما داشته باشد نیز به حداقل خود برسد.

• نکته آخر:

به طور خلاصه، برون سپاری فرآیندهای شغلی به شرکت ‌های ارائه دهنده این خدمات، روال کاری شما را تا حدود زیادی ساده ‌تر کرده و بهره وری داخلی کارتان را تقویت می کند و همچنین موجب صرفه جویی در هزینه ‌ها و افزایش شانس شما برای پیشی گرفتن از رقبایتان می ‌شود. با این وجود فراموش نکنید که برای این کار نیاز به برنامه ریزی، توجه به جزئیات و بررسی ‌های منظم دارید و انجام همه این کارها به شما این اطمینان را می‌ دهد که فرآیندهای برون سپاری شما رضایت بخش بوده و موجب سود بیشتر کسب و کار شما می شود.

 

منبع: invensis

برای دریافت خدمات برون سپاری مرکز تماس (کالسنتر) و پشتیبانی تلفنی ۲۴ساعته، با مرکز تماس حامیسان در ارتباط باشید.

برای ارتباط با بخش پشتیبانی همراه اول در رابطه با خدمات ارزش افزوده موبایل می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق شماره ۰۲۱۴۱۹۵۷ به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.

برای ارتباط با بخش پشتیبانی ایرانسل در رابطه با خدمات ارزش افزوده موبایل می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق شماره ۰۲۱۴۱۹۵۷ به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.

برای ارتباط با بخش پشتیبانی دیوار در رابطه با مشکلات احتمالی در زمینه انتشار آگهی و پرداخت می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق آدرس https://divar.ir/ticket و یا آدرس ایمیل support@divar.ir به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.

برای ارتباط با بخش پشتیبانی کافه بازار در رابطه با مشکلات احتمالی در زمینه انتشار برنامه ها و ایرادات درون برنامه ای می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق شماره ۰۲۱۴۱۲۵۳۰۰۰ به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.