• کاهش هزینه‌های جاری

در صورتی که از یک مرکزتلفن ابری استفاده کنید، هزینه‌های جاری استفاده از خدمات این سرویس در مقایسه با یک مرکزتلفن ویپ محلی بسیار کاهش پیدا خواهد کرد. به طور مثال شما به عنوان مدیر یک ‌کسب‌و‌کار دیگر نیازی ندارید که یک سرور برای نصب نرم‌افزار مرکز‌تلفن تهیه کنید، دیگر نیازی نیست که بخشی از فضای یک اتاق برای تجهیزات سخت‌افزاری وابسته، اشغال شود. نیازی به پرداخت هزینه برق مصرفی تجهیزات و سرور مرکزتلفن ویپ و همچنین یک کارشناس پشتیبان مقیم نخواهید داشت. تمامی این موارد در کنار هم شما را متحمل هزینه‌های جانبی می‌کند که با داشتن یک مرکزتلفن ابری، صرفا هزینه استفاده از خدمات را پرداخت خواهید کرد.

• جابجایی محل کار بدون یک لحظه قطعی تلفن

یکی از دغدغه‌های بزرگ مدیران هر شرکت در زمان جابجایی محل کار، قطعی تلفن و از دست دادن تماس‌های ورودی شرکت است. فرض کنید شرکتی در زمینه فروش یا خدمات فعالیت دارد و در روز ۳۰ تماس ورودی دارد. در صورتی که این شرکت زمان نقل و مکانش سه روز طول بکشد، به صورت تقریبی ۱۰۰ تماس را از دست می‌دهد و این موضوع ‌می‌تواند برای هر کسب‌و‌کاری باعث ضرر و زیان شود. حالا فرض کنید همین شرکت از مرکزتلفن ابری استفاده ‌کند، در این شرایط تمام تجهیزات و خطوط روی بستر اینترنت و در شرکت سرویس ‌دهنده هستند. بنابراین در زمان جابجایی، تماس‌های ورودی و خروجی این شرکت همچنان پابرجا هستند و حتی یک لحظه قطعی در این شرایط نخواهد بود.

• پشتیبانی شبانه‌روزی

سرویس مرکزتلفن ابری معمولا بر روی سرورهای مجازی شرکت‌های ارائه دهنده خدمات سرورمجازی پیاده‌سازی و پیکربندی می‌شود. اینگونه شرکت‌ها به دلیل حساسیت کاری که دارند به صورت ۲۴ ساعته آماده پاسخگویی به کاربران خود هستند. بنابراین سرور شما به صورت ۲۴ ساعته پشتیبانی و نگهداری می‌شود.

• استفاده در زمان دورکاری

با توجه به اینکه تمام ارتباطات مرکزتلفن ابری روی بستر اینترنت است، بنابراین اگر در کسب‌و‌کار خود سیاست دورکاری دارید، استفاده از این مرکزتلفن هوشمند بهترین گزینه برای شما خواهد بود. در واقع با ایجاد یک داخلی روی سیستم تلفن ابری و همچنین یک تلفن رومیزی تحت‌شبکه، لپ‌تاپ یا تلفن هوشمند، هر آن چیزی که برای ارتباط با مشتریان و همکاران نیاز دارید را به دست خواهید آورد. به همین سادگی!

• ارتقای سرور مرکزتلفن ابری بدون دردسر

اگر شما یک مرکزتلفن ویپ محلی داشته باشید، زمانی که به دلیل افزایش تعداد داخلی و پردازش سرور مجبور به تغییرات در سرور فیزیکی خود شوید دچار چالش‌های زیادی از جمله خاموش شدن سرور و از دست دادن تماس‌هایتان خواهید شد. اما به دلیل اینکه تمام منابع زیرساخت سرور شما به صورت نرم‌افزاری تعیین شده است، به راحتی در چند دقیقه بدون از سرویس خارج شدن سیستم تلفن، ارتقای سرور صورت می‌گیرد.

• افزایش بهره‌وری نیروی IT

زمانی که شما از یک مرکزتلفن ویپ درون سازمانی استفاده می‌کنید، نیروی IT شرکت شما وظیفه دارد مثل سایر سرویس‌های دیگر از سیستم تلفن نیز پشتیبانی کند. این موضوع باعث می‌شود یک وظیفه و تعهد دیگر بر دوش کارشناس فناوری اطلاعات باشد و نتواند به سرویس‌های دیگر سازمان به درستی رسیدگی کند. اگر شما از مرکزتلفن ابری استفاده کنید، در واقع بار پشتیبانی این سرویس را از دوش بخش فناوری اطلاعات شرکت یا کارشناس IT برداشته اید تا بتوانند به سرویس‌های دیگر با کیفیت بیشتری رسیدگی کنند.

 

مزیت‌های عمومی مرکزتلفن ابری

تا اینجای مطلب شما را با مزیت‌های خاص این مرکزتلفن هوشمند، آشنا کردیم. شاید به تازگی با مرکزتلفن ویپ آشنا شده باشید، همانطور که پیش‌تر گفته شد، مرکزتلفن ابری همان مرکزتلفن ویپ محلی است با این تفاوت که تمام این سیستم در محلی دیگر روی سرورهای یک شرکت ارائه دهنده سرورمجازی نصب می‌شود و شما بدون خرید هیچگونه تجهیزات فقط با کمترین هزینه از خدمات این سیستم تلفن استفاده می‌‌کنید. بنابراین این بخش به شما کمک می‌کند تا بدانید به صورت کلی داشتن یک مرکزتلفن هوشمند برای کسب‌و‌کارتان چه مزیت‌هایی دارد و چه ویژگی‌هایی این سیستم تلفنی را از سانترال منسوخ پاناسونیک متمایز می‌کند. در ادامه مزیت‌های دیگر این مرکزتلفن را به شما خواهیم گفت.

 

۱- تلفن‌گویا

سیستم منشی دیجیتال یا تلفن‌گویا وظیفه تقسیم تماس‌های ورودی به سمت دپارتمان یا داخلی‌های خاص یک شرکت را برعهده دارد. زمانی که فردی با شرکت شما تماس می‌گیرد، منشی دیجیتال علاوه بر معرفی و خوش‌آمدگویی، واحدهای مختلف شرکت شما را نام می‌برد تا فرد تماس‌گیرنده بدون صرف زمان زیاد به صورت مستقیم با شخص یا بخش مورد نظر خود صحبت کند. منشی دیجیتال به صورت شبانه روزی امکان برقراری تماس را به سمت افراد سازمان شما دارد. با پیاده سازی تلفن‌گویا، یک منشی خستگی ناپذیر ۲۴ ساعته در شرکت خود خواهید داشت.

۲- صف تماس

صف تماس به شما این امکان را می‌دهد تا زمانی که تعداد اپراتورهای شما از تعداد تماس‌های ورودی کمتر بود، بدون از دست دادن مشتریان، امکان پاسخگویی را داشته باشید. فرض کنید در مرکزتماس خود ۱۰ اپراتور پاسخگو دارید اما معمولا تماس‌های ورودی شما حدود ۱۵ نفر است. بنابراین اپراتورهای شما در صورت مشغول بودن امکان پاسخگویی به تماس گیرنده یازدهم تا پانزدهم را ندارند. این افراد وارد صف تماس می‌شوند، می‌توانید برای آنها موسیقی یا پیام تبلیغاتی خود را پخش کنید و موقعیت آنها را در صف تماس اعلام کنید تا زمانی که یکی از اپراتورهای پاسخگو آزاد شود و پاسخگوی افراد حاضر در صف باشد.

 

۳- گزارش‌گیری دقیق از تماس‌های ورودی، خروجی و داخلی به داخلی

مرکزتلفن ابری یک ویژگی بسیارحائز اهمیت دارد و آن گزارش‌گیری دقیق از تماس‌های ورودی و خروجی است. به طور مثال شما می‌توانید یک بازه زمانی (تاریخ و ساعت) برای یک شماره تلفن ثابت، موبایل یا یک داخلی تعیین و از آن گزارش گرافیکی تهیه کنید. مدت زمان مکالمات، فایل صوتی مکالمات، بیشترین تماس‌های خروجی و ورودی، تماس‌های از دست رفته و … از انواع روش‌های گزارش‌گیری این مرکزتلفن است. سیستم گزارش‌گیری می‌تواند کیفیت عملکرد اپراتور‌های شما را افزایش و شما را برای ارائه سرویس بهتر به مشتریان یاری کند.

 

۴- کنفرانس صوتی

سیستم کنفرانس صوتی به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید با افراد درون یا خارج از سازمان طبق شرایط مختلف کنفرانس صوتی برقرار کنید. مثلا می‌توانید اتاق کنفرانس صوتی را طوری پیکربندی کنید تا زمانی که فردی وارد اتاق شد به سایر افراد حاضر اعلام شود، برای ورود به اتاق رمز بگذارید، فردی را از اتاق کنفرانس صوتی اخراج یا صدای شخصی را قطع کنید. کنفرانس صوتی یک راه حل کارآمد برای زمانی است که می‌خواهید با افراد مختلف در سازمان یا خارج از سازمان کنفرانس صوتی برقرار کنید.

 

۵- امنیت بالا

شرکت‎‌های ارائه دهنده مرکزتلفن ابری طبق قوانین موجود در سازمان تنظیم مقررات موظف هستند حداکثر تمهیدات امنیتی را بر روی سرورهای خود پیاده سازی کنند و در حفظ اطلاعات درون سازمانی شرکت‌ها کوشا باشند. بنابراین این شرکت‌ها از نرم‌افزار و سخت‌افزارهای قدرتمند امنیتی برای جلوگیری از دسترسی افراد سودجو به اطلاعات تماس و خطوط مخابراتی شما استفاده می‌کنند.

۶- توسعه پذیری بالا

مرکزتلفن ابری با توجه به انعطاف‌پذری بالایی که دارد، ابن امکان را به شما می‌دهد تا بتوانید آن را با توجه به نیاز خود شخصی‌سازی کنید. این ویژگی یکی از مهم‌ترین خصوصیات مرکز‌تلفن ویپ است و همین امر باعث شده است که بسیاری از شرکت‌هایی که سرویس و نرم‌افزارهای زیادی دارند و تصمیم به ارتباط با مرکز‌تلفن تحت شبکه دارند، به سمت این مرکزتلفن مهاجرت یا پیاده‌سازی کنند. علاوه بر امکان ارتباط با سایر سرویس و نرم‌افزارهای داخل سازمان، امکان پیاده‌سازی هرگونه نیاز منحصر به فرد شرکت و برنامه نویسی روی این سیستم وجود دارد. به طور مثال پیاده‌سازی نظرسنجی تلفنی، تشکر از تماس، ارائه کد رهگیری، دریافت اطلاعات کاربر برای پشتیبانی، سامانه صدور قبض، ارتباط با درگاه‌های بانکی و … از جمله ماژول‌های قابل پیاده سازی بر روی این مرکزتلفن است.

۷- پنل آنلاین وضعیت اپراتور‌ها

مدیران فروش، مدیران مرکز تماس و به صورت کلی افرادی که در یک شرکت مدیریت تیمی را بر عهده دارند معمولا به دنبال روش هایی هستند تا بتوانند وضعیت عملکرد اعضای تیم خود را در لحظه رصد کنند. مرکزتلفن ابری به شما این امکان را می‌دهد تا از طریق یک پنل تحت‌وب، به صورت آنلاین وضعیت مکالمات اعضای تیم را بر اساس مدت زمان مکالمه، شماره‌های تماس و نام افراد، در لحظه رصد کنید.

۸- صندوق صوتی

صندوق صوتی از دیگر ویژگی‌های کارآمد این سیستم تلفنی است. به طور مثال صندوق صوتی را می‌توانید روی یکی از مسیرهای تلفن‌گویا خود قرار دهید تا پیشنهادات و نظرات مشترکین یا مشتریان خود را دریافت کنید. یا زمانی که خارج از شرکت بودید و امکان پاسخگویی را نداشتید افراد بتوانند برای شما پیغام صوتی بگذارند. این صندوق صوتی به نوعی طراحی شده است که کاربران می‌توانند از هر نقطعه جغرافیایی با استفاده از یک رمز عبور به آن دسترسی داشته باشند.

۹- ضبط مکالمات تماس

قابلیت ضبط صدا در مرکزتلفن ابری به شما این امکان را می‌دهد تا بتوانید به عنوان مدیر یک بخش به نحوه مکالمه کارشناسان یا اپراتورهای پاسخگو اشراف داشته باشید و در صورت لزوم برای افزایش بهره‌وری افراد نکته‌هایی را آموزش دهید. همچنین ممکن است زمانی اختلافی بین افراد سازمان یا مشتریان در مکالمه تلفنی پیش بیاید و نیاز به گوش دادن فایل دخیره شده مکالمه داشته باشید، در این شرایط نیز می‌توانید از فایل ضبط شده مکالمات خود استفاده کنید.