کارآفرین ها سرمایه گذاری خود را با اهداف و طرح های بزرگ شروع می کنند اما احتمالش زیاد است که درگیر کارهای روزمره و تکراری شوند. بدون توجه به صنعت، هر شرکتی کارهای ضروری ای دارد که باید انجام شوند و این کارها در نهایت باعث می شود کارآفرین نتواند کاری را که در آن مهارت دارد، انجام دهد. این جا یک منشی مجازی می تواند کمکتان کند.
-منشی مجازی کیست؟
منشی مجازی یا دستیار مجازی کسی است که کارهای اداری شما را از بیرون شرکت انجام می دهد. آن ها می توانند همه کارها از جمله پاسخ به ایمیل ها، ورود اطلاعات، مدیریت وب سایت و حتی شبکه های اجتماعی را انجام دهند. اغلب آن ها کارمندان قراردادی یا فریلنس هستند که در خانه کار می کنند و بسته به تمایل شما درباره تعداد کارهای تخصیص یافته، آن ها را انجام می دهند.
«دبی روش» یک منشی مجازی در ونکوور است و توضیح می دهد که همکارانش دقیقا چه کاری انجام می دهند:
«من به کسب و کارهای کوچک در انجام کارهای روزمره شان کمک می کنم. این افراد کسب و کارشان را آغاز کرده اند درحالی که از وجود کارهای روزانه ضروری در هر کسب و کار آگاه نبودند. احتمالا وقت یا تواناییِ ادمین شدن را ندارند؛ در هر صورت من این کارها را برایشان انجام می دهم تا آن ها بتوانند تمرکزشان را روی بهتر شدن کسب و کارشان بگذارند.»
-مزیت های استفاده از یک منشی مجازی:
آیا نمی توانید بفهمید که یک منشی مجازی برای کار شما مناسب هست یا نه؟ برای یافتن پاسخ، پنج مزیت استفاده از خدماتشان را در ادامه می توانید بخوانید:
-زمان بیشتری برای کارهای موردعلاقتان دارید:
راه انداختن یک کسب و کار به معنیِ ایمیل ها، تماس های تلفنی و قرارهای ملاقات بی انتها است. این کارها به زودی وقتتان را پر می کنند و دیگر زمانی برای مدیریت کردنِ کارهای مهم تان نخواهید داشت. بریتانی هاردی، مالک شرکت Empty Desk Solutions معتقد است: «گاهی اوقات می دانیم وقتمان کاملا پر است و نمی توانیم برای مدیریت یک عضو از یک تیم داخلی تمرکز کنیم. منشی مجازی بهترین راه حل برای کارهای روزانه مان هستند که باید برایشان یک کارمند پاره وقت یا تمام وقت استخدام کنیم.»
-به یک متخصص اعتماد کنید:
همراه با رشد صنعتِ منشی های مجازی، طیف مهارت های مورد درخواست نیز بالا می رود. منشی های مجازی معمولا چندین سال سابقه در حوزه هایی مانند بازاریابی، کپی رایت، شبکه های اجتماعی، منابع انسانی و حتی کتابداری دارند. «کلِر کوستا» یک منشی مجازی ساکن در ونکوور این مزیت را توضیح می دهد:
«برای صاحبان کسب و کارهای کوچک، هندل کردن جنبه های مختلف کار می تواند به معنی مرتکب شدن اشتباهات متعدد باشد، صرفا چون در آن حوزه تخصصی ندارید. این اشتباهات می تواند منجر به اضافه کاری شود، بنابراین استخدام یک منشی مجازی همان طور که باعث آزاد شدن وقتتان می شود، یک نوع سرمایه گذاری نیز هست.»
-زحمت کمتری خواهید کشید:
همراه با رشد کارتان، نیاز به کمک پیدا خواهید کرد. متأسفانه ممکن است برای استخدام یک کارمند اداری تمام وقت آماده نباشید. ابتدا مشخص کنید که برای انجام کارهای اداری مهم، چقدر می خواهید هزینه کنید، سپس یک منشی مجازی را برای کار در آن حوزه ها استخدام کنید. با این کار دیگر نمی خواهد نگران درگیری های مالیاتی، سودها یا گیر کردن در قراردادهای بلند مدت باشید.
کلِر می گوید: «منشی مجازی شما فقط برای کاری که برایتان انجام می دهد، پول می گیرد. دیگر نمی خواهد نگران پر کردنِ ساعت های کاری اش و سایر کارهای یک کارمند تمام وقت باشید. این بهترین کار برای صاحبان کسب و کارهای کوچک است.»
-یک رابطه کاری شخصی:
دبی روش، می گوید: «مردم کسب و کارشان را به دست من می سپارند و این یک مسئولیت عظیم است. طبیعی است که یک منشی مجازی در ابتدا روی کارهای ساده مانند ورود اطلاعات، مدیریت ایمیل یا تنظیم مأموریت ها تمرکز کند، اما با رشد این رابطه شما یاد خواهید گرفت که برای کارهای بیشتری به او اعتماد کنید. با گذشت زمان و ایجاد اعتماد، می توانید از منشی مجازی خود بخواهید جنبه های بیشتری از زندگی حرفه ای تان را در دست بگیرد و زمان بیشتری را برای شما آزاد کند.»
-تفکر استراتژیک:
با رشد کارتان، احتمالا به رویکرد «همه کارها را خودت انجام بده» در مدیریت خو گرفته اید. اگر در هفته ۱۰۰ ساعت کار می کنید، عملا زمانی برای تفکر درباره مسیر و استراتژی های شرکت نخواهید داشت. تخصیص وظایف به یک منشی مجازی یعنی زمان بیشتر برای طراحی پروژه های جدید، اخذ تصمیمات جدید یا یافتن راه های خلاقانه جدید برای رشد کار.
ادامه متن در مقاله بعدی…
منبع: smallbusinessbc
