در پی ایدئولوژی «بدون کارمند» که در BottleKeeperداریم، منشی مجازی ما به بخش بسیار مهمی از تیم قراردادیمان تبدیل شده و این بسیار شگفت انگیز است، به این صورت که شما می­ توانید یکی از کارکنان شرکت دیگری را که همانند کارمند خودتان است استخدام کنید، اما این کاملا بدون نیاز به استخدام، عواقب قانونی و مالیاتی صورت می گیرد و هر دوی شما می ­توانید از هر نقطه جهان به طور کارآمد با هم کار کنید و در ارتباط باشید. این بدان معنا نیست که فقط با ارتباطات موثر الکترونیکی باید با منشی مجازیتان ارتباط برقرار کنید. اما توجه داشته باشید زمانی هم که نیاز است، پروتکل­ های ارتباطی راه اندازی کنید و از همان ابتدا روش مشخصی را پیش  بگیرید.

با این حال، برخی مراحل مهم در خصوص استخدام و آموزش منشی مجازی وجود دارد که در زیر به آن ها اشاره کرده ایم:

-سوألات پیچیده ­ای را به صورت مستقیم و کتبی بپرسید:

توجه داشته باشید که باید سوألات پیچیده را با کلام طولانی و پیچیده مطرح کنید، نه تنها باید تواناییتان در زبان بیگانه را به رخ دیگران بکشید بلکه باید به عمق درک مفاهیم از زبان انگلیسی توسط منشی مجازیتان پی ببرید. واضح است که اگر قصد دارید با کسی قرارداد ببندید که زبان انگلیسی، زبان اولش نیست این مسئله حائز اهمیت است.

هنگامی که مصاحبه تلفنی یا ویدیویی دارید و در تلاش برای حرکت رو به جلو هستید، چند سوأل شخصی در خصوص مسائلی که ممکن است منشی مجازی تان با آن ها مواجه شود، برای او ایمیل کنید و ببینید پاسخ به چه صورت است. احتمال دارد که او پاسخ­ های خاصی نداشته باشد اما این خیلی مهم نیست، مهم ترین مسئله این است که در نوشتن به زبان انگلیسی چقدر مهارت دارد.

اگر شما برای برقراری ارتباط با مشتریانتان از سیستم پشتیبانی آنلاین استفاده می­کنید، این تا حد زیادی مشخص می­کند که چه تعداد از پاسخ­ ها به مشتریانتان باید ضبط و بعد مورد استفاده قرار گیرد.

منشی مجازی، بازوی سِری یک استارت آپ به حساب می آید.

-در حین انجام کار، راهنمای آموزشی ایجاد کنید:

اگر در مرحله اولیه راه اندازی استارت آپ هستید، بسیار بعید است که برای شغلی که می ­خواهید با منشی مجازی قرارداد ببندید، راهنمای آموزشی ایجاد کرده باشید. شما تمام نقش ­ها و وظایف را انجام داده ­اید اما زمان کافی برای ایجاد سامانه آموزشی جامع یا راهنمای عملیات سریع موجود نیست. بنابراین، در حین انجام کار باید به منشی مجازیتان آهسته و با دقت آموزش دهید.

شما فقط می ­توانید از این واقعیت بهره ببرید که فرد فوق العاده شایسته ­ای در اختیار دارید تا در حین این که او آموزش می ­بیند، راهنمای آموزشیتان را پایه ریزی کنید. برای انجام این کار، منشی مجازی جدیدتان را مجبور کنید تا هر آنچه را  فرا می­گیرد در یک فرمت اشتراکی از قبیل گوگل داکس به ثبت برساند. اجرای دستورالعمل ­های نوشته شده، موجب صرفه جویی بسیار در وقتتان خواهد شد. بنابراین، همچنان که با منشی مجازی خود رشد و ترقی می کنید، مطمئن باشید که او هر چیزی را که فرا می گیرد همچنان به ثبت می ­رساند.

سریع تر از آن چه فکر می کنید دست از کنترل کار بکشید:

باید توجه داشته باشید که کار کردن با منشی مجازی در ابتدای کار بسیار حساس است، اما پس از این که یک ماه یا بیشتر با هم کار کردید و همه چیز روی روال بود، باید کارهایتان را به او محول کنید؛ این کار به شما اجازه می ­دهد وقت با ارزشتان را صرف رشد و توسعه کارهای مهم تر کنید. همان طور که با کارمند یا پیمانکاری مشغول به کار هستید، به درستی بر کار نظارت داشته باشید، اما به احتمال زیاد از این که او با چند دقیقه آموزش قادر به انجام کار است، شگفت زده خواهید شد.

منبع: entrepreneur