در بخش اول این مقاله بر اهمیت استخدام منشی مجازی تاکید کردیم و نکاتی از افرد موفق درباره ساخت یک تیم مجازی آوردیم که در ادامه به سایر نکات برای تکمیل این موضوع، پرداخته ایم:

 

-اهمیت خلق یک تجربه‌ جدید را نادیده نگیرید:

آری مایسِل مؤسس Leverege در نقشِ مشاور بهره‌ وری و برون‌ سپاری، برای مشتریانش دستیار مجازی تأمین می‌ کند. او اهمیت ارتباطات را می ‌داند، به‌ خصوص وقتی بحثِ ارتباط با افرادی در اتاق ‌ها، کشورها یا قاره ‌های متفاوت باشد. به ‌جای اتکا به ایمیل، تجربه ‌ای را خلق کنید که به آن ها حس «ارزشمند بودن» و «بخشی از یک تیم واقعی بودن» بدهد.

مایسل می ‌گوید: «نرم ‌افزارهای ارتباطی ‌ای مانند Slack را نصب کنید و با Fika مسیج ویدیویی رد و بدل کنید. تجربه‌ ارتباطتان با افرادی که از شما دور هستند را تا حد ممکن غنی کنید.»

 

-یادتان نرود که احتیاج به برنامه‌ پشتیبان دارید:

اِرین بلَکسی یکی از پیشگامان اولیه‌ «جنبش منشی مجازی» به صدها کسب‌ و کار برای ایجاد تیم مجازی کمک کرده است. داشتن پلن B در این حوزه هم مهم است.

او معتقد است: «برنامه‌ های پشتیبان قوی، برای بدترین موقعیت ‌ها داشته باشید. من کسب ‌و کار خودم را تا ۷۰ مشتری گسترش دادم و تنها به چند پیمانکار فرعی برای انجام کارها نیاز داشتم. با این که این کار برای مشتریان بهترین موقعیت برای سفارش بود، من همیشه این نگرانی را داشتم که اگر طراح وب اصلی ‌ام ناگهان ناپدید شود چه کار باید بکنم.»

دستیارهای مجازی می ‌آیند و می‌ روند، جهت کسب ‌و کار شما هم عوض خواهد شد. تنها بخش ثابت، شما هستید بنابراین اگر طرح ‌ها و فرآیندهای پشتیبان را امروز طراحی کنید، سرنوشتتان در آینده عوض خواهد شد.

 

-دسترسی ‌های دستیار مجازی را محدود کنید:

کیمانزی کانستابِل مشاور ارشد شرکت ‌های چند ملیتی، یک تیم مجازی ایجاد کرده که کارهای سفرها، منابع و برند آنلاینش را مدیریت می‌کند. اما پس از این که یکی از اعضای تیمش به او خیانت کرد، کانستابل اهمیت مدیریت تیمش و ارائه‌ اطلاعات مورد نیازشان را فهمید.

او می‌ گوید: «از تمام دسترسی ‌های منشی مجازیتان آگاه باشید و بدانید به چه جاهایی باید دسترسی داشته باشد. شما نباید به هیچ ‌کس دسترسی کامل به تمام بخش ‌های کسب ‌و کارتان را بدهید.»

 

درحین تحقیق و نوشتن کتاب «اشتباه موفقیت ‌آمیز» فهمیدم یکی از بزرگ ترین اشتباهات در مرحله‌ استخدام منشی مجازی رخ می‌ دهد. نقش شما به‌ عنوان یک کارآفرین، رشد کسب ‌و کارتان است و برای این کار باید یک تیم (مجازی یا واقعی) ایجاد کنید.

در این راه با موانع متعددی روبرو خواهید شد، اما با درس گرفتن از آن ها می‌ توانید از مشکلات بعدی جلوگیری کنید و در عوض روی موفقیت و رشد کارتان تمرکز کنید.

منبع: entrepreneur