وقتی کارم را به ‌عنوان یک دستیار مجازی آغاز کردم، وب‌ سایت ‌های VA دیگر را کاملا بررسی کردم و دریافتم که اکثر دستیارهای مجازی در مورد قرارداد و شرایط آن صحبت می کنند اما وقتی از یک دستیار مجازی دیگر در حوزه‌ کاری خودم در این باره پرسیدم، او گفت هیچ وقت با مشتریانش قرارداد امضا نکرده و صرفا به حرف هایشان اعتماد می کند.

بعد از آن بلافاصله آنلاین شدم، یک پیش‌ نویس قرارداد برای فریلنسرها پیدا کردم و آن ‌را به تناسب کار خودم اصلاح کردم و هیچ وقت از این ‌کار پشیمان نشدم. از آن زمان روایت ‌هایی از فریلنسرهای کارکشته و تازه‌ کار شنیدم که با مشتریانشان در مورد انتظارات کاری دچار «سو تفاهم» شده ‌اند.

 

-چرا نیاز به یک قرارداد دارم؟

یک قرارداد و شرایطش همیشه از بدقولی مشتری جلوگیری نمی کند، با این حال این ‌کار مطمئنا به شما در جلوگیری از هرگونه سردرگمی درباره کاری که از شما خواسته شده کمک می کند برای مثال درباره مهلت ‌های زمانی، شرایط پرداخت حق‌ الزحمه، دسته ‌بندی حق‌ الزحمه و حفظ محرمانگی اسناد کمک کننده خواهد بود. همچنین اگر سو تفاهم دیگری وجود داشته باشد شما می‌ توانید با رجوع به قرارداد، آن ‌را حل کنید.

من شخصا همیشه شرایطم را همراه با قرارداد بیان می کنم و پیش از توافق نهایی برای مشتری ایمیل می ‌کنم تا چارچوب و شرایط کارم را بداند. در این ‌صورت هیچ کدام از دو طرف نمی‌ توانند ادعا کنند که شرایط را نمی‌ دانستند.

 

-قرارداد برای دستیار مجازی مهم است چون:

  • مدرکی ا‌ست که مشتری شما خوانده و با مفاد آن موافقت کرده.
  • حتی اگر مشتری شرایط خودش را داشته باشد، این ‌کار به آن ها نشان می ‌دهد که کارشان را جدی گرفته‌ اید.
  • این‌ کار شما را حرفه‌ ای جلوه می ‌دهد.
  • در برابر نقض قوانین کپی ‌رایت مصون هستید.
  • در مورد انتظارات هر دو طرف از نظر پرداخت ‌ها و مهلت ‌ها، سردرگمی ‌ای به وجود نخواهد آمد.
  • اگر بعدا اتفاق ناخوشایندی بیفتد، یک مدرک کتبی از قراردادتان در دست دارید.

 

اگر مشتری قراردادم را امضا نکرد چه کنم؟

در موقعیت‌ هایی که مشتری قرارداد را امضا نکرد یا درخواست حذف یکی از مفاد قرارداد را داشت، بسیار با احتیاط عمل کنید.

تنها سفارش ‌دهنده‌ ای که از من خواست بخش جریمه دیرکرد پرداخت حق ‌الزحمه را بردارم، کسی بود که هیچ وقت پول را به موقع واریز نمی ‌کرد! او می ‌دانست همیشه دیرتر از سررسید پرداخت می‌ کند و می ‌خواست هر نوع جریمه مالی که به ضررش است، از قرارداد حذف کند.

مشتریان موجه هیچ مشکلی با امضای قرارداد شما نخواهند داشت. وقتی یک مشتری جدید دارید، یک نمونه از قرارداد و شرایطتان را برایش ایمیل کنید تا بتواند پیش از امضا، آن ‌را به ‌طور کامل بخواند. من همچنین درباره نکات مهم شرایط حق ‌الزحمه‌ ام با مشتری صحبت می ‌کنم تا همه چیز برایش کاملا روشن باشد.

 

-چگونه قرارداد را امضا کنیم؟

اگر به عنوان یک دستیار مجازی با مشتری جدیدتان قرار ملاقات حضوری دارید یا دو نسخه از قرارداد و شرایطش را با خود ببرید و هر دو را امضا کنید و یک نسخه را به او بدهید، یا هر دو یک نسخه را امضا کنید و آن ‌را برای نگه داشتن در سوابقتان اسکن کرده و نگه ‌دارید. (من از نرم ‌افزار Camscanner برای اسکن با تلفن همراهم استفاده می‌ کنم.)

اگر با مشتری ملاقات رو در رو ندارید، قرارداد را امضا کنید و آن ‌را برای امضا به مشتری پست کنید، سپس آن ‌را اسکن کنید و مجددا برایش پست کنید یا از طریق یک وب‌ سایت امضای دیجیتال، ایمیل کنید.

 

-شرایط:

شرایط من از خودِ قرارداد مهم تر هستند چون بیان می کنند من چه چیزهایی را قبول می ‌کنم و چه چیزهایی را قبول نمی کنم. در شرایطم موارد زیر را کاملا روشن کرده ‌ام:

-از نظر مبلغ چه انتظاراتی دارم؟

-این پرداخت ‌ها چه هزینه‌ هایی را می خواهم پوشش دهند؟

-حقوق قانونی چه چیزهایی هستند؟

-هزینه ‌های مرتبط با تأخیر در پرداخت

-قوانین کپی ‌رایت

-محرمانگی

مطمئن شوید سفارش‌ دهندگان، یک کپی از این شرایط را در اختیار دارند و انتظارات هر دو طرف قرارداد را کاملا متوجه شده اند.

منبع: thevahandbook