تمام کارآفرین ‌های موفق، یک دستیار مجازی (یا حتی یک تیم از دستیاران مجازی) کنار خود دارند که در پروژه‌ های مختلف به آن ها کمک می کنند یا کارهای اداریشان را انجام می ‌دهند. زمان آن رسیده که تفکر خود را تغییر دهید تا بتوانید در کسب ‌و کارتان پیشرفت کنید.

 

-چرا یک دستیار مجازی استخدام کنید؟

اگر هدفتان ایجاد یک کسب‌ و کار موفق است، باید افرادی را استخدام کنید که یک دستیار مجازی باید اولین کارمندتان باشد.

استخدام یک دستیار مجازی به شما این شانس را می ‌دهد تا چالش‌ های واقعی تفویض کارها و مدیریت کارمندان را لمس کنید. اکثر اوقات، تجربه‌ اول با یک دستیار مجازی، منفی ا‌ست چون باید همه چیز را از اول به او یاد بدهید.

تفویض کارها، شامل آموزش/راهنمایی صحیح و کار روی نقاط قوت دستیار مجازی، است. برای اطمینان از این که کارها و انتظارات را مطابق نیازهای دستیار مجازیتان توضیح داده‌ اید، نیاز به صرف زمان و ارتباط مستقیم دارید. وقتی در این مهارت حرفه ‌ای شوید، کسب ‌و کارتان را سریع تر از تصورتان به جلو خواهید راند.

-چه چیزهایی را بهVA (دستیار مجازی)  برون ‌سپاری می کنید؟

بسیاری از کارآفرینان نسبت به سپردن کارهایشان به یک دستیار مجازی مقاومت دارند چون نمی‌ دانند از کجا شروع کنند. در طول کارم به عنوان یک کارآفرین، با کارآفرین ‌های موفق زیادی ملاقات و گفتگو کردم و همیشه یکی از موضوعات مورد بحثمان، برون ‌سپاری کارها به VA بود.

شما کارهای زیر را می ‌توانید به یک VA بسپارید:

SEO و شبکه ‌های اجتماعی:

«جاش استیمبِل» یک سخنران و نویسنده و همچنین مؤسس شرکت «Influence Inc» است. او می ‌گوید: «من یک تیم از دستیارهای مجازی در شرکتم دارم که در بخش SEO و مدیریت شبکه ‌های اجتماعی مشتریانم کمک می کنند.»

دستیارهای مجازی او همچنین در تحقیق درباره محتوا به او کمک می کنند و مراقب هستند که همیشه با الگوهای جاری بازار و کلمات کلیدی، همگام بوده و همیشه در صدر رتبه‌ های بازار باشند.

-کارهای قابل ‌تکرار و دارای الگو:

«لیدیا لی» مؤسس شرکت «Screw The Cubicle» به متخصصان با استعداد در دگرگون کردن مهارت ‌هایشان به ‌منظور راه ‌اندازی یک کسب و کار خوب کمک می کند و آن ها را برای خلق شغل ‌های مستقل از مکان، راهنمایی می کند. او برای کارهای تکراری از دستیار های مجازی اش کمک می‌ گیرد.

کارهای تکراری، کارهایی هستند که هرروز در لیست کارهای روزانه ‌تان هستند. این کارها همیشه از یک رویه‌ مشخص پیروی می ‌کنند که این یعنی کمی آموزش به VA می ‌تواند او را قادر به انجام این کارها کند و زمانی را برای رشد کسب ‌و کار برای شما خالی کند.

لیدیا لی، با استفاده از ویدیوهای ضبط ‌شده توسط نرم افزارِ screenshare کارهای تکراری و دارای الگو را به VAهای خود آموزش می ‌دهد. او معتقد است با آموزش صحیح دستیار مجازی اش، در آینده زمان زیادی را برای خود و اطرافیانش ذخیره خواهد کرد.

«تام هانت» یک سخنران در TEDx و کارآفرین اینترنتی، چهار سال است که یک دستیار مجازی برای انجام کارهای روزانه و روتین اش دارد. او معتقد است که باید زمان و توجه خود را صرف ایجاد ارزش برای دیگران کند و به همین دلیل به دستیارهای مجازی ‌اش برای انجام سایر کارها مانند پست کردن مطلب در وبلاگ، جمع ‌آوری ارائه برای وبینارها، ساخت ورک ‌بوک، تولید عکس برای شبکه های مجازی، تنظیم کردن مقالات، پیدا کردن فرصت ‌های PR و طراحی صفحات فروش، اعتماد کرده است.

-تولید وبلاگ، وی‌لاگ و پادکست:

«مت بودنار» که اتحادیه ملی رستوران ‌ها نامش را «ستاره‌ کارآفرینان رستوران» و مجله‌ Restaurant Hospitality نامش را «متخصص استراتژی» گذاشته ‌اند، در شرکت «Fresh Hospitality» شریک است و تمرکزش در این شرکت روی فروش و استراتژی ا‌ست. بودنار از دستیارهای مجازی برای خلق پادکست، پست‌ کردن فایل ‌های صوتی و برنامه ‌ریزی مصاحبه ‌هایش بهره می ‌برد.

چه زمانی باید یک دستیار مجازی استخدام کنید؟

شما نمی ‌توانید به تنهایی یک کسب ‌و کار ایجاد کنید. کسب ‌و کار آنلاین، شامل لایه ‌ها و کارهای متعددی مانند بازاریابی ایمیلی، بازاریابی شبکه‌ های اجتماعی، تولید محتوا و… است. حتی اگر دیگر نخوابید، زمان کافی در طول شبانه ‌روز برای انجام کارهایی که برای رشد کارتان نیاز است، نخواهید داشت. با انجام همه‌ کارها، چیزی را به بقیه ثابت نمی کنید. به شما جایزه ‌ای نخواهند داد، فقط در انتها شکست خواهید خورد.

وقتی کارهای زیادتان کلافتان کرده اما همچنان می ‌خواهید پیشرفت کنید، باید یک VA استخدام کنید. اگر در تلاش هستید تا همه‌ کارها را خودتان انجام دهید، بالاخره از عدم رشد یا رشد کُند کارتان ناامید خواهید شد.

برای استخدام اولین دستیار مجازیتان چه باید بکنید؟

اولا زمانی که صرف می کنید را چند هفته رصد کنید تا بفهمید هر کار چقدر زمان می ‌برد. آن گاه متوسط زمان برای انجام هر کار را دربیاورید. پس از آن یک لیست از وقت ‌گیرترین کارهایتان آماده کنید و یک شرح شغل مخصوص برای دستیار مجازی خود تهیه کنید. تا حد ممکن در این کار دقیق باشید و ابزارها، اپلیکیشن ‌ها و نرم ‌افزارهایی که قصد استفاده از آن ها را دارید، در آن شرح بگنجانید.

از فناوری ثبت ویدیو از اسکرین استفاده کنید و روند انجام یک کار از آغاز تا انتها را ضبط کنید. آن ویدیو را آپلود کنید تا دستیار مجازی جدیدتان بتواند به آموزش دسترسی داشته باشد و کارها را با موفقیت به پایان برساند.

نکته: اگر لپ ‌تاپ مک دارید، کامپیوترتان یک برنامه به نام Quicktime دارد که یک اپلیکیشن رایگان برای ضبط ویدیو از اسکرین و ضبط صدا است.

در نهایت با دستیارتان ارتباط مؤثر داشته باشید. دستیارهای مجازی می‌ خواهند سخت کار کنند و می ‌خواهند یک رابطه‌ کاری موفق با شما برقرار کنند. آن ها را با یک طرح خوب، انتظارات شفاف و آموزش درست توانمند کنید. با این کار خواهید دید که کسب ‌و کارتان با سرعتی غیرقابل‌ باور رشد می کند.

منبع: entrepreneur