با توجه به محبوبیت مرکز تماس مجازی، راه اندازی آن کار چندان دشواری نیست. این گونه نیست؟ در اینجا نحوه راه اندازی مرکز تماس مجازی از ابتدا آموزش داده است.
با پیش بینی رشد بازار جهانی ارتباطات مبتنی بر فضای ابری تا سال ۲۰۲۲ به ۲۰٫۹۳ میلیارد دلار، بدون شک مراکز تماس مجازی راه حلی محبوب به حساب می‌آیند.
جای تعجب ندارد که این دفاتر فراتر از دفاتر فیزیکی فعالیت می‌کنند و مزایای متعددی را برای هر مرکز تماس به ارمغان می‌آورند.
با توجه به محبوبیت این مراکز، راه اندازی آنها چندان کار دشواری هم نیست. برخلاف مراکز تماس «فیزیکی»، استقرار این مراکز کاری چالش برانگیز، وقت‌گیر و گران قیمت نیست.
از این گذشته، مراکز تماس مجازی برای شروع کار به تجهیزات زیادی نیز احتیاج ندارند.
اساساً، مراکز تماس مجازی از VoIP و نرم افزارهای مبتنی بر فضای ابری، تقریباً از هر دستگاه و مکانی، برای تسهیل در برقراری و دریافت تماس آنلاین، استفاده می‌کنند. تا زمانی که اتصال اینترنت وجود داشته باشد، مرکز تماس مجازی کاملاً فعال است.
بیاموزید که مرکز تماس مجازی چیست و چرا باید آن را داشته باشید؟
راه اندازی مرکز تماس مجازی
حقیقت این است: از آنجا که مجازی برای کار به الزامات چندانی نیاز ندارند، راه اندازی آنها فرایندی کاملاً ساده است. و بهترین قسمت؟ به محض راه اندازی مرکز تماس مجازی، نرم افزار واقعی توسط ارائه دهنده شخص ثالث حفظ شده و ارتقا می‌یابد و همچنین در کلیه مراحل مورد پشتیبانی قرار می‌گیرد. نحوه راه اندازی مرکز تماس مجازی، به طور خلاصه، در اینجا آمده است.
قبل از راه اندازی مرکز تماس مجازی، باید ابتدا به این نکات توجه کنید:
کانون توجه مرکز تماس مجازی خود را مشخص کنید
اول از همه، بسیار مهم است که تصمیم بگیرید چه نوع مرکز تلفنی را می‌خواهید راه اندازی کنید. با این کار، ویژگی‌هایی که باید در نرم افزار مرکز تماس مجازی جستجو کنید، خدماتی که قصد ارائه آن را دارید و همچنین مهارت‌های مورد نیاز تیم برای انجام این کار مشخص خواهد شد.
از آنجا که مراکز تلفنی می‌توانند چندین هدف داشته باشند، انواع مختلفی از مراکز تماس مجازی وجود دارد. ساده‌ترین راه برای انتخاب نوع این مراکز این است که بفهمید آیا می‌خواهید کاملاً روی خدمات مربوط به تماس‌های خروجی تمرکز کنید یا می‌خواهید فقط به تماس‌های دریافتی پاسخ دهید. اگر به دنبال جزئیات بیشتر هستید، در اینجا تفاوت بین مراکز تماس ورودی و خروجی آمده است.
ساختار سازمانی را مشخص کنید
هنگامی که تصمیم گرفتید می‌خواهید چه نوع مرکز تماسی را راه اندازی کنید، وقت آن است که به ساختار سازمانی (و همچنین بودجه) کمی فکر کنید. به طور معمول، شما باید سرمایه قابل توجهی را برای تجهیزات دفتری، اجاره و اینترنت پرسرعت کنار بگذارید. با وجود مراکز تماس مجازی، نیازی به صرف هزینه برای همه اینها نیست.
تنها چیزی که شما نیاز دارید یک هدست خوب با میکروفون و اتصال اینترنت مطمئن است.
البته، ممکن است بودجه شما، بسته به تنظیمات مورد نظر و اولویت‌های مرکز تماس شما، متفاوت باشد. اگر چه که میزان دقیق آن مهم نیست، اما قطعاً باید بودجه‌ای را برای حقوق و نرم افزار مناسب مرکز تماس اختصاص دهید. صحبت از:
انتخاب و پیاده سازی نرم افزار مناسب
با طیف وسیع پیشنهاداتی که در بازار ارائه می‌شود، برای انتخابی درست، خوب است برخی نکات را در نظر داشته باشید. ما قبلاً در راهنمای خرید گام به گام، انتخاب نرم افزار مرکز تماس را توضیح داده‌ایم، که به شما کمک می‌کند تا بهترین ابزار را متناسب با نیاز خود انتخاب کنید:
به خاطر داشته باشید که برای جلوگیری از ایجاد مانع در کار مرکز تماس مجازی، به محض اینکه نرم افزار خود را انتخاب کردید، نباید راه اندازی آن را زیاد به طول بینجامید.
خوشبختانه، بسیاری از مراکز تماس مبتنی بر فضای ابری، اگر درست اجرا شوند، در یک لحظه می‌توانند اجرا شوند. در بسیاری از موارد، شما فقط نیاز به ایجاد حساب کاربری، دریافت شماره تلفن مجازی (یا متناسب با موضوع به تعدادی از آنها)، تغییر چند تنظیمات، و آماده شدن برای برقراری تماس سریع و پاسخ دادن به آنها دارید.
لازم به ذکر است که بسیاری از ارائه دهندگان نرم افزار مرکز تماس در تمام مراحل پیاده سازی (و پس از آن) شما را پشتیبانی می‌کنند، بنابراین اگر با مشکلی روبرو شدید جای نگرانی نیست.
متخصص Cooltechzone.com ادعا می‌کند که انتخاب و پیاده سازی نرم افزار مناسب با ابزار خاتمه نمی‌یابد. برای استفاده بیشتر از آن، ممکن است بخواهید که آن را با ابزارهای دیگر ادغام کنید (بسته به نیاز مرکز تماس شما، به ابزارهایی مانند CRM یا سیستم‌های راهنما). دقیقاً به همین دلیل است که ادغام ابزار در مرکز تماس مهم است.
تیمی از کارکنان مراکز تماس را استخدام کنید
در حال حاضر، شما باید ساختار سازمانی را تحت پوشش داشته باشید. زمان آن فرا رسیده است که تعداد نمایندگی‌های مرکز تماس مورد نیاز خود را مجدداً ارزیابی کنید.
نکته اینجاست: در نهایت، کیفیت مرکز تماس شما به اندازه کیفیت کارکنان مرکز تماس شما است. اما اگر بیش از حد افراد را استخدام کنید، با هزینه‌های اضافی روبرو می‌شوید. از طرف دیگر، استخدام تعداد افراد کم به معنای کمبود نیرو و داشتن مشکلی در مدیریت تماس‌های مرکز تماس شما است.
با تیمی کوچک اما باتجربه شروع کنید.
در دراز مدت مدیریت آن آسان‌تر خواهد بود. هنگامی که مقیاس بندی کردید، نرم افزار مرکز تماس شما نیز احتمالاً در کنار شما مقیاس بندی خواهد شد. به سادگی کاربران بیشتری را اضافه کنید یا برنامه قیمت گذاری را برای تأمین نیازهای خود تغییر دهید. نکته خوب در مراکز تماس مجازی این است که کارکنان شما می‌توانند از هر جایی کار کنند- که به شما امکان دسترسی به مجموعه‌ای از استعدادهای جهانی را می‌دهد.
بر رشد کسب و کار خود تمرکز کنید
ایجاد مرکز تماس مجازی فقط به راه اندازی نرم افزار و استخدام چند کارمند نیست. مهم این است که کار را رها نکنید و به رشد آن ادامه دهید.
اولین چیز: ایجاد و حفظ فرهنگ خوب در مرکز تماس جدید شما است. انجام این کار به تعهّد نیاز دارد، اما قطعاً ارزش تلاش را دارد. کار در مرکز تماس، حتی اگر به اندازه مرکز تماس مجازی انعطاف‌پذیر باشد، باز هم دشوارتر از چیزی است که تصور می‌کنید.
تا جای ممکن باید بتوانید روحیه خود را حفظ کنید
برای انجام این کار، شما به مدیریت قوی مرکز تماس و معیارهای متمرکز بر مشتری نیاز دارید تا تیم موفقی داشته و بتوانید، در اسرع وقت، به اهداف عملکردی خود دست پیدا کنید.
منبع:cloudtalk
برای دریافت خدمات برون سپاری مرکز تماس (کالسنتر) و پشتیبانی تلفنی ۲۴ساعته، با مرکز تماس حامیسان در ارتباط باشید.
برای ارتباط با بخش پشتیبانی همراه اول در رابطه با خدمات ارزش افزوده موبایل می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق شماره ۰۲۱۴۱۹۵۷ به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.
برای ارتباط با بخش پشتیبانی ایرانسل در رابطه با خدمات ارزش افزوده موبایل می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق شماره ۰۲۱۴۱۹۵۷ به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.
برای ارتباط با بخش پشتیبانی دیوار در رابطه با مشکلات احتمالی در زمینه انتشار آگهی و پرداخت می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق آدرس https://divar.ir/ticket و یا آدرس ایمیل support@divar.ir به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.
برای ارتباط با بخش پشتیبانی کافه بازار در رابطه با مشکلات احتمالی در زمینه انتشار برنامه ها و ایرادات درون برنامه ای می توانید با مرکز تماس حامیسان از طریق شماره ۰۲۱۴۱۲۵۳۰۰۰ به صورت ۲۴ ساعته در ارتباط باشید.